كيف تستغل الوقت؟

فيما يلي أبين لك كيفية استخدام جدول المواعيد اليومية. ففي نهاية اليوم انظر إلى جدول أعمالك ونفذ ما يلي:
1. حدد أهم شيء القيام به غداً.
2. عدد الوقت الذي ستقوم فيه بذلك غداً. وسجل هذا الموعد على جدول أعمالك في خانة المهمات التي يتوجب عليك القيام بها مؤكداً على ضرورة أن تكون هذه المهمة أول شيء تبدأ به غداً بمجرد وصولك إلى مقر عملك.
3. حدد المدة التي سيستغرقها إتمام هذه المهمة بالضبط.

4. راجع جدول أعمالك واختر المهمة التالية. ثم حدد الموعد الذي ستبدأ فيه إنجاز هذه المهمة والمدة المتوقعة وسجل هذا في جدول أعمالك.
5. طبق هذه الخطوات مع كل المهام التي تريد إنجازها خلال اليوم التالي من البداية للنهاية.
تذكر
معظم المهام يستغرق إتمامها وقتاً أطول مما هو متوقع لها، لذا فخصص دائماً وقتاً أكثر من الوقت الذي تعتقده كافياً.
لا تنس أن تخصص وقتاً كافياً للرد على المكالمات التليفزيونية التي تتلقاها ووقتاً لمقبلات الزبائن والعملاء والأشخاص الذي يعملون معك في الشركة، ووقتاً للتعامل مع الأمور الطارئة التي قد تحدث.
وبمجرد وصولك لمقر عملك، اجلس على مكتبك وابدأ العمل. وبمجرد أن تبدأ العمل سيحدث شيء غريب، سيدق جري التليفون ويأتي إليك أناس يحملون لك أسئلتهم وسوف يعطلك كل هذا طول اليوم. وجدول أعمالك اليومية هو أفضل وسيلة لاستعادة سيطرتك على وقتك.
وفيما يلي بعض النقاط التي تفيدك في استخدام جدول أعمالك ومواعيدك اليومية:
1. ضع جدول المواعيد على مكتبك.
2. ومع مرور الوقت، سجل أي شيء تتمه والوقت الذي استغرقه في خانة "المهام التي أنجزتها"
3. عندما يدق الجرس التليفون، سجل اسم المتكلم ووقت بدء وانتهاء المكالمة.
4. عندما يأتي إليك أحدهم يسألك سؤالاً، اكتب اسمه والمدة التي استغرقتها حديثه معك.
5. عندما تقضي بعض الوقت في إتمام مهمة ما، سجل الشيء الذي قمت به والمدة التي استغرقتها تنفيذه، حتى إن لم يكن هذا الشيء من المهمات التي تقع تحت بند "الأشياء التي خططت لتنفيذها".
وفي آخر اليوم سيكون لديك سجل كامل لكل ما قمت به، ومتى قمت به والمدة التي استغرقتها. بعد ذلك انظر إلى الأشياء المسجلة في خانة "الأشياء التي قمت بإنجازها" وقارنها مع قائمة الأشياء المسجلة في خانة "الأشياء التي خططت لإنجازها" وستكتشف في لحظة عما إذا كنت قد سيطرت على سير يومك أم هو الذي سيطر عليك. استخدم جدول أعمالك يومياً لمدة أسبوعين، وأنا أضمن لك الآتي:
سوف تحول ساعات طويلة من وقت ضائع إلى وقت مجد نافع.
سوف تركز على أهم الأعمال وتنجز مزيداً من المهام والمشروعات أكثر مما كنت تتخيل نفسك قادراً عليه.
سوف تقضي وقتك في أشياء تريد أنت أن تنجزها وليس أشياء يريدك الآخرون أن تفعلها.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد